Success Story MGM Models
Glamour, Stress und Datenbanken.
Unser Warenwirtschaftssystem für die Modelagentur MGM Models.
Die Modelagentur MGM Models bekam ein strukturelles Problem mit ihrem in die Jahre gekommenen Warenwirtschaftssystem und suchte nach einer branchenadäquaten Lösung. Doch der Markt hatte wenig Potential.
Das Model-Business ist eine schillernde und glitzernde Branche, die mit ihren Stars und Prominenten für Aufsehen sorgt. Nicht erst seit es entsprechende TV-Formate gibt, träumen junge Frauen und Männer von einer Karriere vor der Kamera. Doch ebenso wie für die Models ist auch die Arbeit hinter den Kulissen ein meist harter, aufreibender Job. Der Erfolgsdruck ist hoch und für jedes Shooting gibt es eine Menge Details zu organisieren.
Nie den Überblick verlieren.
Die Profis von MGM Models, einer der führenden Modelagenturen in Europa, kennen das Geschäft mit all seinen Facetten und wissen genau, worauf es ankommt. 46 Teamplayer arbeiten an den drei Standorten Hamburg, Düsseldorf und Paris und vermitteln derzeit 1.200 Models, Influencer und Celebrities. Beim Terminmanagement fällt eine Vielzahl von Daten an, die das Unternehmen akribisch verwalten muss, weil sie zum Teil bares Geld bedeuten. Angebote, Terminkoordination, Abrechnungen, Auslagen und viele weitere Informationen müssen in einer Abrechnungs- und in einer Bookingsoftware verwaltet und effizient verknüpft werden.
Zeit für den Wechsel.
Die bis dato im Unternehmen verwendete Software war bereits in die Jahre gekommen und ein Upgrade nicht mehr möglich, weil der Hersteller des Programms seinen Support eingestellt hatte. Das war der ideale Zeitpunkt, sich in der Administration komplett neu aufzustellen. Da man bei der Suche nach Alternativen hausintern übereinkam, dass es zu diesem Zeitpunkt für die Branche nur unzureichende Lösungen gab, wandte man sich an einen bewährten Kooperationspartner.
Alte Bekannte können helfen.
Seit der Firmengründung wurde das Unternehmen in Sachen IT von der Firma Attend betreut. Über sie erhielt man die Hardware und den dazugehörigen Support. Vorrangig steht Attend aber für die Programmierung von Warenwirtschaftsprogrammen und Datenbanken auf FileMaker-Basis. Da lag es nahe, die Programmierer aus Hamburg mit der Entwicklung einer passenden Software für MGM Models zu beauftragen, um den IT-Switch zu vollziehen. „Die Aufgabenstellung an Attend war, sowohl für die Abrechnungseinheit als auch für das Booking jeweils eine neue, den Ansprüchen entsprechende, benutzerfreundliche und effiziente IT-Lösung zu generieren, die sämtliche anfallenden Prozesse in einen optimierten digitalen Workflow bringen konnte. Beide Datenbanken sollten schlussendlich aufeinander aufbauen, korrespondieren und mit Zugriffsrechten versehen werden“, fasst der Geschäftsführer von MGM Models, Marco Sinervo, zusammen.
Höchste Flexibilität.
Eine erste IT-Lösung wurde bei MGM Models installiert, getestet und sukzessive nach Kundenwünschen weiterentwickelt. „Das haben wir oft, dass der Kunde während der Nutzung unserer ersten Testanwendung noch Ideen für weitere Features hat und wir diese auch gleich im Entwicklungsprozess mit umsetzen“, erklärt Stephan Bansemer, Programmierer bei Attend. Aufgrund der hohen Flexibilität von FileMaker stellt solch ein Work-in-Progress kein besonderes Problem dar.
Unerwartete Hindernisse.
Die Umsetzung der gewünschten Datenbanken beinhaltete zum Teil unerwartete Hürden, die es zu bewältigen gab. Ein entscheidendes Hindernis stellte die Datenübernahme aus der alten Software dar. Bei den Zeichenketten in einer Datenbank unterscheidet man zwischen den relevanten Inhalten und den formalen Steuerzeichen, die zum Beispiel Spalten oder Zeilen markieren. Oft sind diese Steuerzeichen von Software zu Software unterschiedlich, wodurch es bei der Übernahme der Daten zu Übersetzungsfehlern kommen kann. Es gilt also, die alten Zeichenketten für das neue System semantisch korrekt lesbar aufzubereiten. Für diese Aufgabe wurde von Attend eigens ein Softwarespezialist an MGM Models vermittelt, der sich der Problematik annahm. Durch die Programmierung eines Übersetzungstools stellte er sicher, dass die relevanten Inhalte der Datenbank beim Datenimport im neuen System von den Steuerzeichen unterschieden werden konnten. Diese Arbeit wurde zur entscheidenden Komponente in dem Unterfangen. Denn – das war die zweite entscheidende Hürde – es bestand ein Zeitproblem: „Wir konnten den Switch auf die neue Software nicht im laufenden Betrieb vornehmen, sondern mussten uns auf das kleine Zeitfenster eines Wochenendes beschränken“, stellt Bansemer die Problematik dar. Sollte sich bei der Übernahme der über 40.000 Termine ein semantischer Fehler einschleichen, hätte die gesamte Projektumsetzung noch einmal verschoben werden müssen.
Doch schließlich hat der gesamte Datenimport erfolgreich funktioniert. Als die Agentur am darauffolgenden Montag wieder online ging, waren alle Termine im neuen System eingepflegt und der Agenturbetrieb konnte nahtlos fortgesetzt werden.
In die Zukunft geblickt.
Durch das hohe Potential der Datenbank konnten auch schon die nächsten Projekterweiterungen formuliert und geplant werden. Abgesehen von den routinemäßigen Aktualisierungen des Systems wünscht man sich bei MGM Models eine Verknüpfung der Datenbank mit der Homepage. „Dadurch würde uns die Pflege der Stammdaten spürbar erleichtert werden“, erklärt Marco Sinervo seinen Wunschkatalog. Stephan Bansemer sieht darin natürlich kein Problem. Das nächste Projekt kann also kommen.
