Success Story CKS Megaprint

Der Hamburger Digitaldruckerei CKS Megaprint GmbH stehen große Veränderungen bevor.

Es ist offiziell – CKS Megaprint GmbH, das bisherige Tochterunternehmen der Scharlau GmbH, firmiert zum 01.01.2017 um und wird damit offiziell die vierte Scharlau Filiale. Und damit nicht genug, nach fast 40 Jahren im Hamburger Stadtteil Rotherbaum zieht es die Druck-Profis nach Altona. Dass genau jetzt der perfekte Zeitpunkt für eine neue Datenbankprogrammierung ist, erklärt Filialleiter Björn Höske. Wir sprachen mit ihm über die Zusammenführung der Digitalexperten, den geplanten Umzug und über die Rolle als Satellit in Sachen Datenbankprogrammierung bei der Scharlau GmbH.

WorkBook: Seit rund 15 Jahren ist CKS Megaprint mittlerweile eine Tochterfirma der Scharlau GmbH. Jetzt steht die Namensänderung ins Haus. Wie kam es zu diesem Entschluss?

Björn Höske: CKS ist als Hamburger Traditionsunternehmen schon lange bekannt für professionelle Werbetechnik, Bildveredelung und verschiedenste Druckverfahren. Diese Kernkompetenzen hat Scharlau als klassischer Reprograf und Kleinformatdienstleister über uns zugekauft, erst anteilig und dann komplett. Der gute Name sollte erhalten bleiben. Aufgrund des bevorstehenden Umbaus des Hamburger Rentzelcenters inklusive unseres jetzigen Firmengebäudes war irgendwann klar, dass CKS die Produktionsstätte verlegen wird. In diesem Zusammenhang findet nun die Umfirmierung statt.

WB: Ein Standortwechsel innerhalb Hamburgs?

BH: Die Scharlau GmbH verfolgt den Ansatz, die Produktionsstätten flächendeckend in Hamburg für ihre Kunden zugänglich zu machen. Mit einer Zentrale in Bahnhofsnähe, zwei weiteren verkehrsgünstig gelegenen Filialen in den Stadtteilen Winterhude und Poppenbüttel und uns demnächst in Altona sind wir zuverlässig und persönlich erreichbar. Durch die Vernetzung untereinander gewährleisten wir höchstmögliche Produktionssicherheit und kurze Reaktionszeiten.

WB: Ist die bessere Vernetzung der Niederlassungen Anlass für die neue Datenbank, die Sie bei der Attend IT Service-GmbH beauftragt haben?

BH: Das Projekt ist noch viel umfangreicher. Mit unserer altgedienten FileMaker-Datenbank, FileMaker Pro 7, stießen wir mehr und mehr an unsere Grenzen, so dass wir an einem Punkt gemeinsam mit den Beratern und Programmierern von Attend beschlossen haben, eine neue Datenbankversion, FileMaker Pro 15, zu kaufen und unter Berücksichtung der in den Jahren gewachsenen Anforderungen unseres Tagesgeschäfts neu aufzusetzen.
Natürlich haben wir mit den Kollegen von Attend die vorherige Datenbank nach unseren Vorstellungen und Wünschen erweitert und opti- miert, aber irgendwann ist es Zeit für Veränderung. Zumal die neue FileMaker-15-Plattform eine ganze Reihe neuer Automatisierungs- und Integrationswerkzeuge bietet, die für eine noch bessere Bedienbarkeit, Leistung und Sicherheit sorgen.

WB: Kamen andere Datenbanklösungen infrage?

BH: FileMaker war für mich definitiv gesetzt, weil es so skalierbar ist. Zudem ist die Datenbank von unterwegs zugänglich und alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Gerade im Hinblick auf den Standortwechsel ein wichtiger Punkt: Ein Mitarbeiter, der im neuen Hauptgebäude über vier Etagen koordinierend tätig ist, braucht immer und überall den Überblick.

FileMaker bietet gegenüber einer kleinen Insellösung irgendeiner Softwareschmiede den Vorteil eines weltweiten Netzwerkes. Im Fall der Fälle stehe ich mit meiner Lösung nie alleine da. Im Zusammenspiel mit Attend ist FileMaker besonders charmant und so habe ich mich bei Scharlau für die Lösung stark gemacht. CKS ist der Satellit für die gesamte Lösung in der Scharlau Gruppe. Die ehemalige CKS Filiale prüft die neue Datenbank im täglichen Einsatz, bevor im nächsten Jahr der Roll-out in der gesamten Scharlau-Gruppe ansteht.

WB: Was sind die wichtigsten Neuerungen?

BH: Wo soll ich da anfangen? Im Bereich Angebotserstellung ist für ein verbessertes Controlling eine live Margenrechnung hinterlegt, die jederzeit flexibel an Preisschwankungen im Markt z.B. bei Tinte und Papier angepasst werden kann. Ich kann mit der neuen Version bei der Kalkulation neben Quadratmeter und DIN auch Kontourenlängen hinterlegen, ein Faktor, der bisher nicht vorgesehen war und händisch gepflegt wurde.
Zudem konnten wir bei der Angebotserstellung keine Daten hinterlegen. Viele Kunden schicken direkt bei der Anfrage die Druckdaten mit oder kommen persönlich mit einem USB-Stick in der Hand vorbei. Per Drag and Drop ziehe ich die Daten in die Angebotsmaske, lege sie damit direkt auf unseren FileMaker Datenserver ab und mache sie für alle, die damit arbeiten müssen, sofort zugänglich.
Außerdem kann ich mehrere Angebote einem übergeordneten File zuordnen, d.h. ich kann den Fall abbilden, dass wir innerhalb eines Projektes mehrere Aufträge vergeben, wenn wir zum Beispiel nicht alles selbst produzieren können.

WB: Betrifft die Umstellung auch die Mitarbeiter in der Produktion oder im Außendienst? 

BH: Wir nutzen FileMaker als klassisches Projektmanagement-Tool. Es existiert eine Jobverwaltung, die zeigt, welche Jobs in welchem Status sind, woraus sich bisher eine Art Wochenplan ergab. Diesen haben wir für unsere Monteure und Produktioner ausgedruckt und in die Werkstatt gehängt. Mit nur einer Änderung im Job war der Plan eigentlich hinfällig. Die neue Datenbank-Version fasst die Jobverwaltung und unseren Kalender in iCal zusammen. Die Montage-Termine außer Haus tauchen in der Jobverwaltung auf, wir können verschiedene Kalender ein- und ausblenden sowie bestimmten Personen zuordnen und parallel in den Feldern kleine Nachrichten verschicken. Wenn sich Termine in iCal verschieben, synchronisiert FileMaker und umgekehrt. Zukünftig werden wir Bildschirme in den Werkstätten installieren, so dass jeder immer genau weiß, was wann wo zu tun ist – auch bzw. gerade wenn sich kurzfristig Terminverschiebungen ergeben.

WB: Geht mit der Umfirmierung eine Sortimentserweiterung einher?

BH: Unsere Filiale übernimmt zukünftig Dienstleistungen aus dem Scharlau-Sortiment neu, wie z. B. Reprografie und CAD Druck oder Planvervielfältigung. Und wir schaffen eine eigene Reproduktions-Abteilung für Scans und Kopie. Die Digitalisierung von Archiven ist ein großes Thema, das wir zukünftig containerweise erledigen, dazu hektische Kleinformat-Jobs und natürlich kopieren, kopieren, kopieren. Das neue Aufgabenfeld können wir sofort gut abbilden, da wir unser Ausbildungskonzept schon vor Jahren filialübergreifend zwischen CKS und Scharlau entwickelt haben und die fertig ausgebildeten Kollegen den für uns neuen Bereich somit hervorragend abdecken können. Spätestens mit dem Ausbau dieser neuen Kompetenz benötigen wir eine aktuelle, effektive und flexible Lösung für die Jobverwaltung und die Kalender.

WB: Mit FileMaker Go könnten die Monteure auch von unterwegs auf die Datenbank zugreifen. Ist das Zukunftsmusik?

BH: Die Idee, die Monteure mit iPads auszustatten, so dass diese direkt vor Ort beispielsweise eine Posteranbringung mit dem iPad dokumentieren und die Fotos dem Job zuordnen ist total realistisch. Augenblicklich wird mit dem iPhone dokumentiert und das Foto später hinzugefügt.

WB: Sie arbeiten ausschließlich mit Apple-Hardware?

BH: Alle unsere Mitarbeiter, egal ob im Büro oder in der Produktion, bedienen die gängigen Grafikprogramme. Deswegen stehen hier überall Macs. Die und die dazugehörige Peripherie beziehen wir übrigens beim Apple Premium Reseller Comspot GmbH, mit denen uns – genau wie mit Attend – eine langjährige Partnerschaft verbindet. Die Konstellation ist optimal, denn eine reibungslos funktionierende IT ist natürlich die Basis für die neue Softwarelösung.

WB: Das freut uns zu hören. Eine letzte Frage noch, Herr Höske. Wie läuft der Umstieg auf eine neue Datenbank-Version?

BH: Wir haben an einem Freitag alle Kundendaten erfolgreich aus der alten Datenbank exportiert. Sämtliche Vorgänge blieben in der Vorgänger-Version. Am darauffolgenden Montag wurden die Aufträge bereits in die neue Datenbank geschrieben. In der Bedienung hat sich nicht viel geändert und FileMaker ist recht selbsterklärend. Unsere Mitarbeiter haben den Prozess von Beginn an begleitet, so dass sie die Neuerungen innerhalb kürzester Zeit verinnerlichen konnten.

Noch haben wir den Luxus, dass wir alle um einen großen Tisch herumsitzen, ein Argument dafür, den Datenbankwechsel noch vor dem Firmenumzug durchzuführen. Das wird im neuen Gebäude anders sein. Dafür bleiben in Zukunft alle 100 Scharlau Mitarbeiter dank der umfangreichen Verbesserungen mit FileMaker Pro 15 immer und überall up-to-date.